Kada uporedite dve ili tri ponude za softversku kasu, na papiru sve izgledaju slično: svaka je usklađena sa zakonom, svaka izdaje fiskalne račune i svaka radi brzo. Stvarne razlike se vide tek u radu, kada je kasa već plaćena. Ovaj tekst odgovara na pitanje kako izabrati softver za fiskalne kase: donosi osam pitanja koja treba postaviti svakom ponuđaču pre potpisivanja ugovora. ESIR je elektronski sistem za izdavanje računa, odnosno softver ili uređaj na kome se kucaju i izdaju fiskalni računi.
Izbor ESIR rešenja nije samo poređenje cena i izgleda ekrana. Odgovori na ovih osam pitanja pokrivaju ono što u praksi pravi razliku:
- Da li je rešenje upisano u Registar odobrenih elemenata Poreske uprave?
- Da li izdaje sve vrste računa koje vaše poslovanje traži?
- Šta se dešava kada nestane internet?
- Na kojim uređajima radi i da li podržava opremu koju već imate?
- Kako se održavaju artikli i cene, posebno na više lokacija?
- Koje izveštaje dobijate i u kom formatu se podaci izvoze?
- Da li se povezuje sa sistemima koje već koristite?
- Ko instalira, podešava i pruža podršku posle kupovine?
1. Da li je rešenje upisano u Registar odobrenih elemenata Poreske uprave?
Svaki ESIR i svaki LPFR koji se zakonito koristi u Srbiji mora imati odobrenje Poreske uprave. To možete proveriti sami, za nekoliko minuta, u javnom Registru odobrenih elemenata elektronskog fiskalnog uređaja. Registar se pretražuje po nazivu rešenja i nazivu dobavljača, a za svaki upis prikazuje verziju, broj rešenja o odobrenju i kategoriju.
Zato od ponuđača tražite tačan naziv i verziju pod kojima je rešenje upisano, pa proverite sami. Poreska uprava na istoj stranici preporučuje da pre nabavke zatražite demonstraciju uređaja. Teron ESIR i Teron LPFR su sertifikovani od Poreske uprave, ali isto pravilo provere važi za svako rešenje koje razmatrate.
2. Da li izdaje sve vrste računa koje vaše poslovanje traži?
Nisu svi ESIR-i odobreni za isti obim funkcija. U Registru se vidi da li je ESIR upisan kao osnovni ili napredni, a zahtevi za svaku kategoriju definisani su u Tehničkom vodiču Poreske uprave.
Pre razgovora napišite koje vrste dokumenata vam trebaju: refundacija kada kupac vraća robu, avansni i konačni račun kada se naplaćuje unapred, bezgotovinska naplata kada kupac plaća karticom ili prenosom. Teron ESIR izdaje sve navedene tipove računa. Ako rešenje koje razmatrate neku vrstu ne izdaje, to ćete inače otkriti tek kada prvi kupac uplati avans.
3. Šta se dešava kada nestane internet?
Prekid veze ne sme da zaustavi prodaju. Za to je zadužen LPFR, lokalni procesor fiskalnih računa: deo sistema koji račun fiskalizuje na samom uređaju, čuva ga tokom prekida i naknadno šalje Poreskoj upravi kada se veza vrati. Račun pri tome potpisuje bezbednosni element, kartica koju izdaje Poreska uprava, pa rad bez interneta nije isto što i rad bez bezbednosnog elementa.
Ponuđaču postavite dva potpitanja: kako rešenje radi tokom prekida veze i kako se vide računi koji još nisu poslati na server. Teron LPFR čuva račune pri kraćim prekidima interneta i prati nepotvrđene račune do sinhronizacije, a detaljnije o tome kada se koristi pročitajte u tekstu šta je LPFR i kada se koristi. Neograničen rad bez interneta ne postoji ni kod jednog rešenja, pa na obećanja te vrste gledajte sa oprezom.
4. Na kojim uređajima radi i da li podržava opremu koju već imate?
Prvo proverite operativni sistem: da li rešenje radi na Androidu, Windowsu ili Linuxu, i da li možete da zadržite uređaj koji već posedujete. Teron aplikacije rade na sva tri sistema, na Android POS uređajima, tabletima i računarima.
Zatim popišite opremu: termalni štampač 58 ili 80 mm, A4 štampač, POS vaga, barkod skener, platni terminal, ekran za kupca. Da li konkretan model radi zavisi od tipa veze, drajvera i formata papira, a ne samo od širine trake. Konačnu potvrdu za svaki model daje distributer, pre kupovine. Uopšten odgovor da rešenje radi sa svim štampačima nije potvrda.
5. Kako se održavaju artikli i cene, posebno na više lokacija?
Za jedan objekat dovoljno je da se artikli brzo unose i pronalaze: šifrom, barkodom ili čitačem. Sa dva ili više objekata pitanje postaje ozbiljnije: da li se cenovnik menja centralno ili se svaka kasa podešava posebno, obilaskom lokacija.
Pitajte ponuđača da li postoji web administracija kroz koju se artikli uvoze i menjaju za sva prodajna mesta odjednom i da li se promet vidi po lokacijama. U Teron sistemu tu ulogu ima Teron Portal za upravljanje artiklima, uređajima i izveštajima. Bez centralnog upravljanja, izmena cena pred sezonu znači obilazak svake kase i rizik da objekti rade sa različitim cenama.
6. Koje izveštaje dobijate i u kom formatu se podaci izvoze?
Izveštaji sa kase odgovaraju na različita pitanja i ne treba ih mešati. Presek stanja pokazuje stanje blagajne u trenutku kada se napravi, dnevni promet šta je prodato tokom dana, a analize po kasirima, poreskim stopama i vrstama plaćanja služe za kontrolu rada. Pazar u kasi nije isto što i ukupan ostvaren promet, pa proverite da rešenje jasno razdvaja ove pojmove.
Za knjigovođu je presudan izvoz: pitajte u kom formatu se podaci preuzimaju. U Teron sistemu izveštaji se izvoze u XLSX, CSV i PDF formatu, s tim da dostupnost pojedinih izveštaja zavisi od licence i konfiguracije, što se proverava sa distributerom. Bez izvoza, promet se knjigovođi prepisuje ručno, svakog meseca.
7. Da li se povezuje sa sistemima koje već koristite?
Ako imate web prodavnicu, ERP ili drugi poslovni program, pitajte da li se ESIR sa njima povezuje i na koji način. Veza se najčešće izvodi preko API-ja, programskog interfejsa kroz koji dva sistema automatski razmenjuju podatke. Praktična korist je jednostavna: porudžbine i artikli se ne unose dva puta, u dva sistema.
Uz to pitajte ko izvodi integraciju i šta vaša strana treba da pripremi. Ozbiljan ponuđač ima javno dostupnu tehničku dokumentaciju koju vaš razvojni tim ili integrator može da pogleda unapred; za Teron rešenja to je zvanična Teron API dokumentacija. Ako nemate druge sisteme, ovo pitanje slobodno preskočite.
8. Ko instalira, podešava i pruža podršku posle kupovine?
Softverska kasa nije kupovina koja se završava isporukom, nego usluga koja traje. Pitajte ko dolazi da instalira i podesi kasu, kome se javljate kada nešto zapne u toku radnog dana i kako se rešenje ažurira kada se propisi promene.
Teron rešenja se nabavljaju, instaliraju i podešavaju kod ovlašćenih distributera širom Srbije, koji su i prva linija podrške korisnicima. Uz to tražite da ponuda jasno navede šta pokriva licenca: deo funkcija i podržane opreme zavisi od licence, uređaja i konfiguracije, pa se konkretan obim uvek potvrđuje sa distributerom pre potpisivanja.
Izbor ESIR rešenja prema tipu objekta
Osam pitanja važi za sve, ali težište zavisi od toga šta radite. Tabela pokazuje šta posebno proveriti u tipičnim situacijama.
| Situacija | Šta posebno proveriti | Zašto je važno |
|---|---|---|
| Kafić ili restoran | Rad sa stolovima, privremeni računi, prebacivanje između otvorenih računa | Gosti menjaju sto, a otvoren račun ne sme da se izgubi ni pogrešno naplati |
| Trgovina sa vagom i skenerom | Povezivanje POS vage i barkod skenera za konkretne modele | Ručno kucanje težine i šifri usporava red i pravi greške u lageru |
| Više prodajnih objekata | Centralna izmena artikala i cena, promet po prodajnim mestima | Bez centralnog upravljanja cene se razlikuju od objekta do objekta |
| Web shop ili ERP | API i način povezivanja sistema | Bez integracije se isti podaci unose dva puta, u dva programa |
| Kiosk ili vending automat | Fiskalizacija prodaje bez prodavca | Standardna kasa nije predviđena za samostalan rad uređaja |
Uz red za ugostiteljstvo jedno pojašnjenje: privremeni račun nije fiskalni račun. On služi za praćenje porudžbina po stolu, a fiskalni račun se izdaje tek pri naplati.
Česta pitanja pre izbora
Da li ESIR i LPFR moraju biti od istog proizvođača?
Ne moraju, ali moraju biti međusobno kompatibilni da bi zajedno izdali ispravan fiskalni račun. Poreska uprava uz Registar preporučuje da pre nabavke tražite demonstraciju i da ispravnost proverite skeniranjem QR koda na izdatom isečku. U praksi je najjednostavnije kada oba elementa dolaze iz istog sistema, jer tada nema prebacivanja odgovornosti između dva proizvođača kada nešto ne radi.
Šta znači da je ESIR osnovni ili napredni?
To je kategorija pod kojom je rešenje upisano u Registar odobrenih elemenata, a zahtevi za svaku kategoriju definisani su Tehničkim vodičem Poreske uprave. Za vas je praktična provera važnija od kategorije: tražite od ponuđača da potvrdi da rešenje izdaje baš one vrste računa koje su vam potrebne, na primer avansne račune i refundacije.
Da li mogu da zadržim štampač, vagu ili skener koji već imam?
Često da, ali to zavisi od konkretnog modela, tipa veze i formata papira, a ne od opšte izjave da oprema radi. Popišite proizvođača i model svakog uređaja koji imate, pa tražite od distributera da za svaki potvrdi da radi sa rešenjem koje razmatrate. Ta provera pre kupovine može da uštedi kupovinu nove opreme koja vam zapravo nije trebala.
Koliko traje prelazak na novo rešenje?
Zavisi od broja kasa i od stanja baze artikala, pa se dinamika dogovara sa distributerom. Najviše vremena štedi sređena baza pripremljena unapred: šifre, nazivi, cene i poreske stope u urednoj tabeli. Sa takvom pripremom uvoz artikala je tehnički korak, a ne višednevno prekucavanje.
Saveti pre potpisivanja ugovora
- Tražite demonstraciju uživo. Na vašim artiklima i, ako je moguće, na vašoj opremi. To preporučuje i Poreska uprava, a vama pokazuje stvarnu brzinu rada umesto obećanja iz ponude.
- Dođite sa spiskom. Vrste računa, modeli opreme, broj lokacija i sistemi za povezivanje. Tako ponuđač odgovara na vaše potrebe, a ne vi na njegovu prezentaciju.
- Proverite Registar sami. Provera naziva i verzije rešenja traje nekoliko minuta, a otklanja najskuplju grešku: kupovinu neodobrenog rešenja.
- Tražite da ponuda navede šta pokriva licenca. Kada je obim funkcija napisan, nema kasnijih iznenađenja oko toga šta je uključeno, a šta se doplaćuje.
- Pripremite bazu artikala pre prelaska. Uredna tabela sa šiframa, cenama i poreskim stopama skraćuje instalaciju i smanjuje greške na startu.
Sledeći korak pre kupovine
Izbor ESIR softvera se svodi na proverljive odgovore, ne na utisak sa prezentacije: odobrenje u Registru, vrste računa, rad bez interneta, oprema, artikli, izveštaji, integracije i podrška. Ako ponuda ne prođe već prvo pitanje, ostala ne morate ni da postavljate.
Kada suzite izbor, sledeći korak je razgovor sa ponuđačem uživo. Za Teron rešenja izaberite distributera iz svog kraja na stranici Gde kupiti, ponesite spisak iz ovog teksta i tražite demonstraciju na sopstvenim primerima.
